Comment améliorer sa productivité en 5 étapes

La fameuse

5 techniques pour améliorer sa productivité

Dans ce blog, nous avons déjà vu plusieurs techniques pour améliorer sa productivité. Les mettre en application vous permettra déjà d’atteindre un bon résultat.

Pour finir ce guide, je vais revenir sur d’autres solutions.

Comment améliorer sa productivité en 5 étapes

Comment améliorer sa productivité en 5 étapes

Définir la durée de ses taches

Lorsque vient le moment de réaliser une tâche, vous avez deux possibilités :

  • Soit, vous y travaillez jusqu’à son accomplissement.

  • Soit, vous définissez une période de temps pour y travailler.

Le problème avec la première solution est, puisque vous n’avez pas de réelle limite de temps, que vous aurez tendance à ralentir le rythme de travail en prenant, par exemple, de longues pauses.

Au contraire, si vous vous fixez 1 heure pour accomplir une tâche, vous allez tout faire pour atteindre votre objectif avant la limite.

Remarque : fixer une durée vous demandera un peu d’expérience. En effet, si la durée est trop longue, vous allez prendre votre temps et diminuer en productivité. Si elle est trop courte, vous allez soit bâcler le travail, soit perdre en motivation.

Faites attention aux nouvelles taches

Dans une journée de travail « normale », de nouvelles taches s’ajoutent aux anciennes.

Une erreur souvent réalisée est de se dire : comme cette nouvelle tache me prendra seulement 10 minutes, je vais mettre en pause l’ancienne pour me concentrer sur celle-ci.

À première vue, il n’y a pas de problème, mais le risque est d’enchaîner ces petites taches au détriment des plus importantes, celles que vous aviez décidé de faire au début de la journée.

La solution consiste à noter toutes les nouvelles taches sur une liste que vous reprendrez à la fin de la journée pour les classer dans les quadrants 1 à 4, si vous utilisez la matrice de gestion du temps.

De cette manière, votre journée reste bien organisée et vous ne perdez pas en productivité.

N’oubliez pas d’améliorer ses compétences

Nos métiers ne cessent d’évoluer.

Par conséquent, il sera important de passer régulièrement par la case « formation ».

En effet, de nombreuses personnes perdent en productivité simplement à cause de ce point.

Elles peuvent être bien organisées, travailler dans un environnement calme, etc. si elles n’ont pas les compétences suffisantes pour effectuer la tâche, elles perdront inévitablement du temps.

C’est pour cette raison que vous devez vous mettre à niveau ou apprendre une nouvelle compétence.

Ainsi, vous répondrez aux attentes de votre travail.

Vous pouvez le faire à titre personnel (chez vous) ou durant une formation organisée par votre entreprise.

Utiliser à bon escient les petits creux de votre journée.

Il arrive souvent qu’au cours d’une journée nous ayons des petits creux, notamment entre la réalisation de deux tâches.

Une solution de facilité consiste à prendre une pause.

Cependant, vous pouvez utiliser ces moments pour accomplir quelque chose de productif comme :

  • Écrire une liste des tâches que vous avez en tête. Cela arrive souvent lorsque vous êtes sur le point de commencer un gros projet ou lorsqu’il est en cours.

  • Vérifier vos courriels, notamment pour faire du ménage dans les courriels indésirables.

  • Ranger votre bureau. Classez vos documents, remettez les choses à leur place.

  • Si vous avez plus de temps, vous pouvez en profiter pour réaliser les tâches qui ne sont « ni importantes ni urgentes ».



Analyser vos résultats.

Travailler à bloc sans prendre du recul sur ce que vous faites est la meilleure manière de commettre des erreurs et, au final, de perdre du temps.

Il serait dommage d’en arriver là, car vous avez justement tout fait pour être plus productif.

Le plus simple est de consacrer un peu de temps chaque semaine, par exemple durant une journée de repos puisque vous aurez eu le temps de récupérer. Ainsi, vous aurez l’esprit clair.

Au final, vous aurez deux possibilités.

  1. Vous avez atteint votre objectif. C’est le moment de vous féliciter. Ensuite, revenez sur l’objectif, puis posez-vous ces questions : l’objectif a-t-il été facilement atteint ou avez-vous rencontré des difficultés ? Avez-vous mis plus de temps que prévu ? Les ressources mises à votre disposition étaient-elles suffisantes ? Répondre à ces questions vous aidera à définir plus facilement les prochains objectifs.

  2. Vous n’avez pas atteint votre objectif. Dans cette situation, votre travail consiste à identifier la ou les raisons pour lesquelles il n’a pas été atteint, un délai trop court ? Un manque de connaissances ?

Ce travail est important, car il vous permettra d’améliorer progressivement votre productivité.

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Bien Amicalement,
Aurore Lamanon de Marketing-Au-Féminin.com

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